“Va de **** madre la máquina!, estoy contentísimo de haber tomado la decisión de hacerlo”
Automatizamos la gestión y envío de facturas en Webvillas, ahorrando más de 40 horas mensuales y mejorando la experiencia de usuarios.
Webvillas
Webvillas es una empresa líder en la gestión de alquiler vacacional en el levante español. La empresa no solo se encarga de la gestión de reservas en portales inmobiliarios, sino también del mantenimiento y equipamiento de los inmuebles, así como de la resolución de problemas durante las estancias.
CATEGORY:Ecommerce, Inmobiliaria, Operaciones
AUTOMATIZACIONES: Google Drive, Google Sheets, Facturación, Email
WEBSITE:webvillas.es
01. Reto
En el competitivo sector del alquiler vacacional, el control exhaustivo del envío de facturas es fundamental. Webvillas se enfrentaba a un gran volumen de facturas y correos electrónicos asociados, lo que complicaba:
- Envío de liquidaciones tras cada reserva: Cada propietario debía recibir un conjunto de facturas al finalizar una reserva, incluyendo:
- Factura de la reserva de la vivienda.
Factura de comisiones.
Facturas de equipamiento o reparaciones realizadas durante la estancia.
- Resúmen mensual: Al final de cada mes, se enviaba un informe detallado a cada propietario con información de todas sus reservas, incluyendo datos del inquilino, fechas y duración de la estancia.
La gestión manual de estos procesos consumía una cantidad significativa de tiempo y recursos, además de ser propensa a errores.
“Va de **** madre la máquina!, estoy contentísimo de haber tomado la decisión de hacerlo"
02. Solución
Para abordar estos retos, se implementaron dos sistemas automatizados de captación, generación y envío de documentos a propietarios.
- Sistema de envío de facturas a propietarios
- Se creó una base de datos en Google Sheets para registrar información de todos los propietarios activos, y se diseñó una estructura de carpetas y nombres de archivos en google drive para la gestión de documentos.
Se desarrolló un sistema en make que detecta automáticamente cada liquidación al finalizar una reserva.
Este sistema recorre la estructura de Google Drive, identifica y recopila las facturas correspondientes en función del número de liquidación y de reserva.
Una vez recopilados los documentos, se envía un correo electrónico al propietario con todas las facturas necesarias.
2. Sistema de resúmenes mensuales de reservas
Se estableció una integración con el software de facturación de la empresa para extraer información de las reservas.
Se diseñó un resumen mensual en formato PDF para cada propietario, incluyendo datos de inquilinos, fechas y detalles de las reservas.
Este resumen se enviaba automáticamente por correo electrónico al propietario correspondiente.
Ambos sistemas incluyeron la funcionalidad de detección de idioma para personalizar los correos electrónicos. Los correos se enviaban en el idioma del propietario (inglés, francés, alemán, español o holandés), mejorando la experiencia del cliente.
03. Resultados
Gracias a estas soluciones, Webvillas logró optimizar sus procesos administrativos, posicionándose como un referente en la gestión de alquiler vacacional eficiente y tecnológicamente avanzada. Este caso de éxito demuestra cómo la automatización y la personalización pueden marcar la diferencia en sectores exigentes y de alta competencia.
Ahorro de tiempo significativo: La automatización eliminó la necesidad de gestión manual, reduciendo considerablemente el tiempo empleado en estos procesos.
Precisión mejorada: La detección automática de documentos y el envío estructurado minimizaron errores.
Mejora en la satisfacción del cliente: La personalización de los correos y precisión en tiempos mejoró la comunicación y la experiencia general del cliente.
Escalabilidad: El sistema permite manejar un mayor volumen de propiedades y reservas sin aumentar la carga de trabajo.
